Praha 30. června 2026 (PROTEXT) – Termín účinnosti nové legislativy původně stanovený na 1. ledna 2027 se může změnit, organizace by však měly pokračovat v zavádění inovovaných řešení pro zajištění stabilního provozu.
Autorem článku je Miroslav Čejka, hlavní metodik společnosti Gordic, jejíž platformu GINIS používají tisíce organizací české veřejné správy.
Digitální správa dokumentů ve veřejné správě prochází zásadní proměnou. Očekávaná legislativa a Národní standard pro elektronické systémy spisové služby (eSSL) nepřinášejí jen úpravy informačních systémů, ale především hlubokou změnu fungování organizací. Zasahují do celého životního cyklu dokumentů – od jejich přijetí přes vyřízení až po ukládání a skartační řízení.
Změna pro celou organizaci
Připravované legislativní změny dopadají na tisíce organizací a zásadně ovlivňují způsob, jakým pracují s dokumenty. Každý veřejnoprávní původce, tedy subjekt, na který se vztahují zákonné povinnosti při správě dokumentů, musí podle aktuálně stále platné legislativy nejpozději k 1. lednu 2027 zajistit, aby jeho elektronická spisová služba odpovídala nové legislativě. Parlament nyní sice projednává možné prodloužení přechodného období, které by mohlo posunout termín účinnosti této povinnosti, avšak organizace by neměly přípravu zastavovat – požadavky na moderní a legislativně vyhovující správu dokumentů dříve nebo později nastanou.
Případný posun termínu účinnosti nové legislativy by tedy neměl být chápán jako důvod k zastavení příprav. Naopak může organizacím poskytnout prostor pro kvalitnější implementaci, úpravu interních procesů, proškolení zaměstnanců a bezpečný přechod na nový režim bez časového tlaku.
Elektronická spisová služba je nástrojem, který podporuje a řídí práci s dokumenty. Aby mohla správně fungovat, musí být nové legislativní požadavky promítnuty především do vnitřních procesů organizací a způsobu práce s dokumenty. Ve skutečnosti tak nejde jen o technologickou změnu, ale o komplexní transformaci fungování organizací. Elektronická spisová služba navíc není izolovaný systém – tvoří důležitou součást širší digitalizace veřejné správy a její správné fungování bude zásadní i pro splnění dalších povinností, např. realizace práva na digitální služby podle zákona č. 12/2020 Sb. nejpozději od 1. února 2027. Bez nadsázky lze tak říct, že nyní procházíme jednou z největších změn za posledních 20 let v této oblasti.
Nestačí jen nový software
Jedním z nejčastějších omylů je představa, že vše se vyřeší nasazením nového informačního systému. Klíčové změny se však musí odehrát uvnitř organizací. Ani případný posun termínu účinnosti legislativy nemění skutečnost, že organizace musí detailně analyzovat způsoby, jakými skutečně nakládají s dokumenty – vedle oficiálních pravidel totiž často existují i neformální pracovní postupy, které nejsou v souladu ani se stávající legislativou, natož s tou novou. Na základě této analýzy je nutné procesy upravit, promítnout změny do spisového řádu a zajistit odpovídající proškolení zaměstnanců. Bez této metodické a organizační přípravy nebude správně fungovat ani sebelepší informační systém.
V debatách se někdy zjednodušeně uvádí, že hlavní změnou je povinnost vyřizovat dokumenty ve spisu. To je ale jen jedna z viditelných úprav. Ve skutečnosti jde o desítky větších změn a stovky dílčích úprav, které se týkají evidence dokumentů, práce s metadaty, řízení přístupových práv i samotné logiky procesů.
Provázanost systémů jako klíčový předpoklad
Spisová služba obvykle není samostatný nástroj, ale je napojena na řadu dalších informačních systémů, od ekonomických přes personální až po systémy jednotlivých agend. Nově přitom platí, že při přechodu na legislativně vyhovující eSSL musí na stejný režim současně přejít všechny tyto systémy. V opačném případě si systémy přestanou správně „předávat“ data. Organizace tak musí zajistit jednotný přístup ke správě dokumentů napříč celým informačním prostředím, což klade vysoké nároky na koordinaci a plánování.
Legislativa je složitá, největším rizikem je nečinnost
Takto rozsáhlá změna přirozeně vyvolává obavy. Největší bariérou přitom není samotná legislativa, ale nedostatek informací, a především odkládání prvních kroků. Ani případný posun termínu účinnosti nové legislativy nesnižuje samotnou náročnost změny ani význam včasné přípravy. Vidíme, že organizace, které již začaly s přípravou a opřely se o zkušeného partnera, zvládají přechod výrazně lépe.
Pokračování v přípravách přináší organizacím řadu praktických výhod – více času na kvalitní analýzu a implementaci, nižší riziko problémů ve výběrových řízeních, zajištění kapacit dodavatelů i možnost realizovat změnu bez časového tlaku. Zároveň mohou lépe využít již vynaložené investice do technologií a přípravy zaměstnanců.
Legislativa a Národní standard nejsou jednoduché na interpretaci a je zřejmé, že není efektivní, aby si každá organizace hledala výklad samostatně. Klíčové je porozumět legislativě v kontextu konkrétní praxe, s jejímž výkladem může pomoci ověřený dodavatel. Organizace se tak vyhnou nejen časovým prodlevám, ale často i rozdílným interpretacím stejných požadavků.
Atestace jako jistota správného řešení
Často se řeší i otázka atestovaných a neatestovaných řešení eSSL. Některé organizace musí využívat atestované řešení, jiné tuto povinnost nemají. Základní povinnost je ale pro všechny organizace stejná – provozovat systém, který je v souladu s legislativními požadavky. Atest je tedy nezávislým certifikátem, že dodavatel úspěšně prošel náročným procesem ověření a produkt tuto základní povinnost beze zbytku splňuje.
Proto i pro organizace, které atest povinně mít nemusí, představuje atestované řešení bezpečnější variantu. Atestovaný produkt znamená nejen větší jistotu při samotném nasazení, ale i při dlouhodobém provozu spisové služby.
Proč nečekat, kde začít a co nepodcenit
Podcenění přípravy může mít závažné důsledky. Vedle finančních sankcí v případě nezavedení změn včas hrozí především nefunkční procesy nebo nesoulad mezi systémy. Případný odklad termínu by proto organizace měly vnímat pouze jako časovou rezervu pro kvalitnější realizaci, nikoli jako důvod k přerušení příprav. Povinnost zajistit odpovídající správu dokumentů nezmizí a organizace, které začnou včas, budou mít výrazně lepší pozici pro hladký přechod. V neposlední řadě je v případě odložení realizace nutné počítat nejen s vyššími finančními nároky, ale i s další časovou i psychickou zátěží klíčových pracovníků.
Společnost Gordic proto pokračuje v implementaci atestované elektronické spisové služby GINIS u svých zákazníků bez ohledu na další vývoj legislativního procesu a stejný postup doporučuje i všem organizacím – využít příležitost ke zlepšení správy svých dokumentů, nastavení efektivnějších pracovních postupů a získání stabilního řešení, které je podpoří nejen při plnění budoucích legislativních povinností, ale i v jejich dalším rozvoji.
Zdroj: Gordic
