Praha 5. června 2026 (PROTEXT) – Firmy v Česku platí u nejběžnějšího kancelářského softwaru stále více za funkce, které jejich zaměstnanci nikdy neotevřou. V dalších firmách zase mnohdy leží ladem přebytečné licence v hodnotě stovek tisíc korun, o jejichž existenci management často ani neví. Oba problémy neefektivního nakládání se softwarem mají řešení, jen je třeba přestat vnímat software jako nutný náklad a začít s ním zacházet jako s aktivem.
Ještě před nedávnem byl přechod na Microsoft 365 nebo Google Workspace vnímán jako jednoznačný krok vpřed. Nižší pravidelné platby místo vysoké jednorázové investice, práce se sdílenými dokumenty odkudkoli, automatické aktualizace. „V roce 2026 se otázka, zda je lepší si software předplácet či vlastnit, vrací do agendy vedení firem se stejnou naléhavostí jako v dobách, kdy si cloudová řešení začala razit svou cestu k zákazníkům. Jen tentokrát nejde o technologické požadavky IT oddělení, ale o tvrdou finanční a strategickou rozhodovací úlohu pro vedení firem,“ říká Jakub Šulák, CEO Forscope.
AI spustila cenový růst
V návaznosti na investice do umělé inteligence začal už v loňském roce lídr trhu kancelářského softwaru, společnost Microsoft, zdražovat své produkty a další více než 16% zdražení licencí svého Microsoft 365 oznámil na začátek letošního léta. To vše především kvůli AI nástrojům, které firma do svých produktových balíčků automaticky začlenila. Zároveň se softwarový gigant rozhodl zrušit některé objemové slevy při nákupu online služeb. „Firmy, které se kdysi těšily na slevy při obnově smluv, tak zjišťují, že slevy klesají nebo mizí, ale zato roste nejistota okolo budoucích cen. A kolik bude stát licence za tři roky, vám teď nikdo neřekne,“ vysvětluje Jakub Šulák.
Předplatné s sebou nese i zásadní posun v účetní logice. Přesun z vlastnictví softwaru směrem k předplatnému totiž znamená posun z tzv. režimu CAPEX (investiční výdaje na jednorázové pořízení, které se následně odepisují) do režimu OPEX (provozní náklady v podobě opakované platby) s nejistým vývojem cen. Licencování softwaru tak nepředstavuje pouhý provozní nákup, ale přímo ovlivňuje finanční stabilitu, bezpečnost a dlouhodobé plánování. Klíčová otázka proto dnes zní: Jaké jsou skutečné náklady na vlastnictví softwaru v horizontu tří až pěti let? A do tohoto výpočtu patří nejen cena licence samotné, ale také realistický odhad růstu cen, míra skutečného využití funkcí, náklady na případnou migraci a rizika spojená s prodloužením smlouvy.
Čísla mluví jasně
Pořídí-li si dnes středně velká firma pro své zaměstnance 500 licencí Office 365 E3, tedy kancelářský software založený na pravidelném obnovování formou předplatného, zaplatí každý rok za každou z licencí 300 eur, za tři roky dohromady 450.000 EUR. Pokud zvolí hybridní alternativu (kombinace trvalé licence pro klíčové produkty a cloudových služeb pro produkty, jako je například e-mailová pošta), ušetří na nákladech 170.000 eur, tedy téměř 38 %.
Jak je to možné? Jednoduše většina z 500 uživatelů nepotřebuje ke své práci pokročilé a stále se rozšiřující funkce skryté za dražším cloudovým řešením, ale vystačí si s jednodušší, a tedy levnější variantou kancelářského balíku aplikací.
Sekundární software jako další cesta k úsporám
Jednu z možností, o kterých mnoho firem stále neví, představuje sekundární (použitý) software. V rámci EU existuje legální trh s druhotným softwarem, kde firmy a další organizace (včetně obcí a státní správy) mohou nakupovat plně funkční a právně platné trvalé multilicence často s úsporou 50 až 70 % oproti nové licenci. Taková licence nabízí stejnou funkcionalitu, přístup k podpoře i plnou právní jistotu. Zatímco v západní Evropě se jedná o vyspělý trh, ve střední a východní Evropě si druhotný software teprve razí cestu a aktuálně roste tempem přes 20 procent ročně.
Firmy a další organizace mohou druhotný software nejen pořizovat, ale stejně tak mohou proměnit nevyužívané trvalé licence v dodatečné finance. Nejčastěji se tak děje ve chvíli, kdy přecházejí na cloudové předplatné, modernizují své systémy, slučují servery nebo restrukturalizují své podnikání. Jen je třeba vnímat software jako jakékoliv jiné účetní aktivum (např. jako flotilu aut), které má svou zůstatkovou hodnotu.
Pokud se firma rozhodne prodat své softwarové přebytky, získá zpravidla nejen dodatečné finanční prostředky, ale také lepší přehled o celkovém aktuálním využití softwaru. Mimo jiné se tak ujistí, že svůj software využívá legálně a tedy že se nevystavuje riziku tučných pokut při případném softwarovém auditu ze strany výrobců.
Jak na to a co za to?
Bezproblémový a právně čistý převod licencí vyžaduje splnění čtyř podmínek:
- licence musela být legálně koupena a prokazatelně zaplacena,
- musí se jednat o trvalou (nikoli předplacenou) licenci,
- výrobce musel licenci poprvé uvést na trh v EU nebo Švýcarsku
- původní vlastník musí software odinstalovat a tuto skutečnost písemně doložit.
Seriózní broker jako Forscope k výkupu nepřistoupí pouze na základě čestného prohlášení, ale vyžaduje minimálně dva ze tří klíčových dokladů: původní smlouvu s výrobcem, fakturu nebo snímek z oficiálního licenčního portálu. Důležité je přitom dát si pozor na jeden z největších omylů, kdy pouhé držení aktivačního klíče automaticky neznamená vlastnické právo k licenci . Je to podobné jako s auty – to, že držíte v ruce klíčky, ještě nedokazuje, že jste zapsáni v technickém průkazu jako majitel.
Oceňování na sekundárním trhu se řídí nabídkou a poptávkou napříč Evropou. Nejvyšších výkupních cen aktuálně dosahují serverové operační systémy a přístupové licence (CAL), databázové systémy (zejména SQL Server) a aktuální verze Windows a kancelářského balíku Office. Mimo ekosystém Microsoftu je zájem také o software Autodesk, VMware nebo starší trvalou licenci Adobe.
Odprodej se finančně vyplatí od objemů, kdy výkupní hodnota přesahuje 1 000 eur. Konkrétním příkladem může být středně velký výrobce oděvů se 400 zaměstnanci, který prodejem přebytečných licencí při přechodu do cloudu získal přes 65.000 eur, nebo banka s 800 zaměstnanci, která při rušení pobočky prodala licence za 41.300 eur.
Nenechat se zatlačit do kouta
Dnešní software představuje živou součást rozpočtu, která vyžaduje aktivní strategické řízení a pravidelné revize. „Vedení firem by mělo mít přehled o celkových nákladech na vlastnictví (TCO) licenčního modelu v horizontu 3–5 let, mělo by vědět, do jaké míry je stávající software skutečně využíván, kdy vyprší klíčové smlouvy nebo jaká je vyjednávací pozice firmy vůči dodavatelům a nehrozí-li závislost na jednom dodavateli nebo výrobci. Softwarovou strategii je pak třeba minimálně jednou ročně nebo při každé významné změně přehodnocovat. Firmy, které se ke svému softwaru staví strategicky a ne reaktivně, mohou prokazatelně ušetřit nemalou část IT rozpočtu a získat stabilitu v době, kdy změny tlačené dodavateli budou pokračovat,“ radí Jakub Šulák. A další tipy na strategickou správu softwaru najdete i v jeho webináři.
Na čem zaručeně vyděláte…
Nejžádanější licence:
- Servery a přístupy: Windows Server 2025 a 2022 (Standard i Datacenter), Windows Server User / Device CAL.
- Databáze: SQL Server 2019 Standard 2C
- Operační systémy a kancelářský software: Windows 10 / 11 a Office 2024 / 2021.
- Mimo ekosystém Microsoftu můžete úspěšně prodat software Autodesk, vybrané produkty VMware, Oracle nebo starší trvalé licence Adobe (CS6)
Tři cesty k softwaru
Předplatné (subscription model) funguje podobně jako Netflix nebo Spotify – zákazník platí pravidelně (měsíčně nebo ročně) za právo používat online verzi softwaru a s tím spojené cloudové služby. Jakmile přestanete platit, přístup končí. Typickým příkladem je Microsoft 365, komplexní balíček zahrnující kancelářské aplikace, cloudové služby pro e-mail a komunikaci, bezpečnostní nástroje a správu zařízení. V rámci tohoto modelu existují různé varianty – Office 365 E3 (nyní nazývaný Microsoft 365 E3) je dražší prémiový balíček pro větší firmy; Business Premium je pak balíček pro malé a střední firmy s jednodušší správou a nižší cenou.
Vlastnictví (perpetual – trvalá licence) znamená jednorázový nákup s neomezenou dobou použití. Software můžete používat, dokud vám vyhovuje, bez dalších plateb. Aktualizace zabezpečení (security updates – opravy proti hackerům a virům) uživatel obvykle dostává po určitou dobu podpory (například 5 až 10 let). Programy jsou typicky nainstalované přímo na konkrétním počítači a fungují i offline, tedy bez připojení k internetu.
Hybridní model kombinuje to nejlepší z obou světů. Zahrnuje jednak trvalou licenci pro základní produkty (např. Word, Excel, PowerPoint) a zároveň základní cloudové předplatné (například pouze služby jako e-mail, úložiště OneDrive nebo komunikaci prostřednictvím Teams). Tento přístup je kompromisem při kontrole nákladů při zachování flexibility tam, kde online spolupráce (sdílení dokumentů a komunikace v reálném čase) přináší skutečnou hodnotu.
Zdroj: Forscope a.s.
