Praha 3. září 2026 (PROTEXT) –Digitalizace práce s dokumenty je důležitou součástí stále více institucí české státní správy, Ministerstvo zdravotnictví nevyjímaje. Jedním z nástrojů, který úřadu pomáhá zefektivnit interní procesy, je Elektronická podpisová kniha (EPK) od společnosti Gordic. Ta podporuje rychlejší schvalování dokumentů, zvyšuje bezpečnost jejich oběhu a přispívá k efektivnějšímu řízení agendy. Po šesti letech využívání se EPK stala nepostradatelnou součástí každodenní práce ministerstva.
Ministerstvo zdravotnictví již řadu let využívá Elektronickou podpisovou knihu v rámci elektronického systému spisové služby GINIS (eSSL), který je standardem pro vedení spisové služby v celém resortu. EPK umožňuje oprávněným uživatelům digitálně posuzovat, schvalovat, podepisovat nebo zamítat dokumenty, a to jednotlivě i hromadně.
V případě zamítnutí dokumentu může pracovník ministerstva připojit své vyjádření a vrátit dokument autorovi k dopracování či dalšímu postupu. Podle Daniely Kobilkové, ředitelky odboru Kancelář ministra na Ministerstvu zdravotnictví, se systém stal důležitým nástrojem, bez kterého si dnes běžný provoz na úřadě nedokáže představit. „Díky intuitivnímu uživatelskému rozhraní se používání modulu rychle rozšířilo. V průběhu uplynulých šesti let se EPK osvědčila jako klíčový a spolehlivý nástroj pro digitalizaci oběhu dokumentů úřadu.“
V roce 2019 ministerstvo rozšířilo počet licencí na padesát, čímž se možnost využívat EPK zpřístupnila všem vedoucím pracovníkům. Elektronická podpisová kniha se tak stala běžnou součástí interních procesů na všech úrovních řízení ministerstva.
„Vedoucí zaměstnanci mají díky systému vzdálený přístup k potřebným informacím bez ohledu na to, zda jsou fyzicky přítomni na pracovišti. Přínosem je také to, že k evidenčním kartám dokumentů ve spisové službě, včetně jejich elektronických obrazů a příloh, mají oprávnění uživatelé přístup ke čtení i editaci, a to i po vyřízení žádosti v EPK, aniž by se stávali vlastníky dokumentu,“ uvedla Daniela Kobilková.
Bezpečnost na prvním místě
Zavedení EPK zásadně změnilo způsob, jakým na ministerstvu probíhají schvalovací procesy. Digitální prostředí nahradilo fyzický oběh listin, čímž se snížilo riziko chyb, ztrát i neoprávněného přístupu k dokumentům. „Modul EPK se stal nepostradatelnou součástí každodenní agendy úřadu. Představuje další krok vpřed v oblasti digitalizace spisové služby. Nyní počítáme s rozšířením modulu EPK na mobilní zařízení, jako jsou mobilní telefony a tablety, což dále zvýší flexibilitu a efektivitu schvalovacích procesů, zejména při práci mimo kancelář,“ upřesnila Kobilková.
Elektronická podpisová kniha od společnosti Gordic nabízí funkce využitelné ve veřejných institucích i soukromých organizacích. Dlouhodobá zkušenost Ministerstva zdravotnictví potvrzuje, že digitální nástroje pro řízení dokumentů mohou významně přispět k rychlejším, bezpečnějším a transparentnějším pracovním postupům. Digitalizace tak podporuje nejen efektivnější fungování samotného úřadu, ale i širší cíl moderní a kvalitní veřejné správy.
Mezi hlavní přínosy Elektronické podpisové knihy patří komplexní podpora pracovních postupů při předkládání dokumentů ke schválení a podpisu, možnost finalizace dokumentů před jejich posouzením, schvalování a podepisování dokumentů včetně smluv a průvodních listů, hromadné schválení nebo zamítnutí dokumentů s možností doplnění komentáře, dohledatelnost jednotlivých kroků procesu díky logování, integrace s dalšími moduly i dostupnost klíčových funkcí v mobilní aplikaci.
Zdroj: Gordic
