MS Excel je jedním z nejpopulárnějších nástrojů používaných ve firmách po celém světě. Je těžké si představit manažera v jakékoliv firmě, který by Excel nepoužíval. Excel se samozřejmě nejčastěji využívá ve finančních odděleních a kontrolingu, jakož i všude tam, kde jde o široce chápané finanční řízení. MS Excel je však také velmi populární nástroj používaný při řízení projektů.
Využití MS Excelu pro základní řízení projektů
Většina firem, které řídí projekty, alespoň na začátku používala základní nástroje vyvinuté na bázi MS Excelu. Důvodem pro přijetí tohoto řešení je hlavně široká dostupnost MS Excelu v organizacích, jeho obecná znalost a snadnost tvorby základních nástrojů pro řízení projektů. MS Excel je velmi flexibilní program a zároveň nabízí mnoho funkcí. Lidé s pokročilými znalostmi práce s MS Excelem dokážou vytvořit skutečně pokročilá řešení podporující řízení projektů. V Excelu se vytvářejí harmonogramy projektů spolu s jejich vizualizací ve formě Ganttova diagramu, rejstříky rizik, projektové rozpočty, projektové karty či základní funkcionality podporující řízení zdrojů a portfolií projektů. Při řízení projektů s využitím Excelu lze rozlišit alespoň několik etap souvisejících s úrovní pokročilosti vyvinutých nástrojů v MS Excelu. Hlavní z těchto etap jsou:
Etap 1 – Nejjednodušší způsob řízení projektů s využitím MS Excelu spočívá ve vytvoření souboru s listy – každý list představuje jinou funkcionalitu – a systematickém vyplňování tohoto souboru pro každý projekt. Hlavní nevýhodou tohoto řešení je nemožnost týmové práce.
Etap 2 – Vytváření nástrojů na základě MS Excelu a Sharepointu, což poskytuje základní funkce pro týmovou práci.
Etap 3 – Současné využití MS Excelu a databází MS SQL. V tomto případě se MS SQL stává centrálním úložištěm dat a MS Excel je rozhraním pro práci projektových týmů a ostatních uživatelů.
Kdy se MS Excel stává nedostatečným nástrojem pro efektivní řízení projektů?
Z výzkumů prováděných po celém světě jednoznačně vyplývá, že jak malé firmy, tak i mezinárodní organizace realizují rok od roku stále více projektů. Vzhledem k tomu, že zavádění strategií probíhá prostřednictvím realizace projektů, že projekty zapojují stále více klíčových zdrojů, které stojí skutečné peníze, rostou také očekávání ohledně efektivity řízení projektů. V tomto kontextu lze předpokládat, že ve firmách, které realizují současně mnoho strategických a komplexních projektů a zapojují do nich klíčové zdroje, jsou nástroje pro řízení projektů postavené na MS Excelu nedostatečné. Hlavní neefektivity vyplývající z používání Excelu jsou následující:
- Vytvoření profesionálních nástrojů založených na MS Excelu – což se firmy nejčastěji snaží dělat samostatně – je velmi pracné a spojené s mnoha riziky.
- Obtížná komunikace a týmová práce spojená s plánováním a realizací komplexních projektů.
- Vysoká pracnost spojená s poskytováním aktuálních informací o realizovaných projektech vedení firmy. Zejména je pracné pro pracovníky PMO připravovat odpovědi na ad hoc dotazy.
- V Excelu je velmi obtížné vytvořit úplnou logiku projektu ve formě Ganttova diagramu. Je obtížné navrhnout všechny typy vzájemných vztahů mezi úkoly v projektu. Ganttův diagram zobrazující vztahy mezi všemi úkoly v projektu a kritickou cestu je základní nástroj pro realizaci každého komplexního projektu. Další úroveň složitosti představuje obtížnost budování závislostí mezi úkoly pocházejícími z různých projektů.
Proč je profesionální program pro řízení projektů lepší volbou než MS Excel?
Na trhu je k dispozici mnoho profesionálních nástrojů pro podporu řízení projektů a portfolií projektů. Firmy, které současně realizují mnoho komplexních projektů a potřebují je řídit jak na strategické, tak na operační úrovni, mohou vybírat mezi různými systémy. Jedním z takových řešení je program pro řízení projektů FlexiProject. Profesionální programy ve srovnání s MS Excel nabízejí mnohem více možností, z nichž nejdůležitější jsou:
- Centralizace a zabezpečení dat – všechny údaje o projektech jsou uloženy v centrální databázi systému a přístup k nim je odpovídajícím způsobem zabezpečen.
- Pokročilé funkce pro tvorbu zpráv – tyto programy umožňují vytvářet průřezové zprávy. Jejich hlavní výhodou je, že údaje v těchto zprávách jsou vždy aktuální. Navíc je snadné vytvářet ad hoc zprávy.
- Dostupnost pokročilých harmonogramů včetně Ganttova diagramu, který udržuje úplnou logiku úkolů v projektu. Příklad takového harmonogramu z programu FlexiProject, který zároveň zobrazuje vytížení projektových zdrojů, je uveden na následujícím obrázku.
- Pokročilé programy pro řízení projektů umožňují plánování vytížení zdrojů a zaznamenávání skutečného času stráveného na projektové práci.
- Procesy jako rozhodování, schvalování změn v projektových plánech nebo periodické reportování projektů mohou být plně automatizovány.
- Efektivní týmová práce, efektivní komunikace v rámci projektu a možnost současné práce na projektových dokumentech jsou velkou výhodou oproti MS Excelu.
- Pokročilé programy podporují různé projektové metodiky, jako je waterfall, agilní metody nebo hybridní řízení.
MS Excel vs. Profesionální nástroje pro řízení projektů: Co si vybrat?
MS Excel lze především doporučit firmám, které jsou malé nebo teprve budují své procesy řízení projektů. I v těchto případech však stojí za zvážení, zda by nebylo větším přínosem využít hotové, profesionální nástroje. Mnohé z nich mají implementovánu řadu nejlepších postupů, které lze okamžitě začít využívat. Naopak velké firmy, které realizují současně mnoho projektů a zapojují do nich klíčové zdroje, by měly ihned zvolit pokročilý softwarový program. Popsané výhody takového řešení by měly být pro všechny velmi přesvědčivé.
