Archivaci některých dokumentů vyžaduje zákon. Firmy si však mohou vybrat, zda budou archivovat fyzicky, či elektronicky. Druhá varianta se zdá býti lepší, řada firem se ovšem bojí na ni přejít. Nese s sebou totiž řadu komplikací, s nimiž se neumí vypořádat.
Spousta dokumentů dnes vzniká elektronicky, takže by dávalo smysl je také elektronicky archivovat. Při elektronickém uchovávání navíc nemusíte řešit žádné archivační boxy a krabice, není nutné vyhradit jednu místnost na archivaci. Když pak něco hledáte, nemusíte nikam chodit, jen se posadíte k počítači. V čem tedy spočívá háček? Pojďme se na problematiku podívat od začátku.
Co všechno se archivuje?
Blíží se konec roku, takže téma archivace je opravdu aktuální. Proto si pojďme zopakovat, jaké jsou archivační povinnosti pro jednotlivé dokumenty. Rozdělíme si je na kategorie.
Účetnictví
Účetní závěrka a výroční zpráva se archivují po dobu 10 let od konce účetního období, jejž se týkají.
Účetní knihy, doklady, inventurní soupisy, přehledy, odpisové plány se uchovávají 5 let.
Účetní záznamy dokládající vedení účetnictví se uchovávají také 5 let.
Přiznání k dani z příjmu
Přiznání máte povinnost uchovávat 3 roky. Jestliže se uplatňuje daňová ztráta či daňová kontrola, doba se prodlužuje na 10 let.
Daňové doklady
Daňové doklady se musí uchovávat po dobu 10 let.
Mzdová agenda
Stejnopisy evidenčních listů se uchovávají 3 roky.
Mzdové listy a účetní záznamy pro účely důchodového pojištění musíte uchovávat 30 let.
Ostatní
Samotné vás pak napadne, že by bylo vhodné uchovávat i řadu dalších věcí. Výroční zprávy, zakladatelské dokumenty, dokumentace ochranných známek, výrobků a jiného.
Z výše uvedeného tedy chápete, že archivace není pouze starostí firem. I soukromá osoba si musí uchovávat například přiznání k dani z příjmu. Firmy ale bezpochyby řeší archivaci ve větším měřítku.
Jak se vypořádat s elektronickou archivací?
Pokud se rozhodnete pro elektronické uchovávání, musíte prokázat věrohodnost dokladu a neporušenost jeho obsahu. K tomu je zapotřebí zabezpečit uznávaný elektronický podpis, uznávanou elektronickou pečeť nebo elektronickou výměnu informací. Zároveň je třeba dokument opatřit časovým razítkem.
Abyste splnili zákonné náležitosti, je nutné si vyhledat, jaké certifikační autority v ČR poskytují uznávané elektronické podpisy a které vám zajistí důvěryhodná časová razítka.
Dokumenty můžete uchovávat ve vámi vybraném formátu, ovšem obecně se doporučuje PDF, který je celosvětově využíván a v budoucnu ho bude možné otevřít pomocí aktuálních technologií. Vaší povinností také je, aby případná kontrola mohla kdykoliv elektronické dokumenty otevřít. Měly by tedy být na nějakém serveru přístupném přes internet či firemní intranet. Samozřejmě na serveru zabezpečeném.
Není přece jen jednodušší archivace papírových dokumentů?
To je na vás. Nevýhodou je nutnost mít na dokumenty fyzický prostor, tedy například regály, do kterých budete skládat archivační krabice. Ty si samozřejmě vždy poznačte. Ideální je psát si nejen, co se uvnitř ukrývá, ale také na jak dlouho tyto dokumenty musíte uchovávat. Usnadníte si tak práci s postupným tříděním dokumentů a jejich likvidováním.
Po uplynutí doby skladování dokumenty musíte skartovat, abyste zabránili úniku citlivých údajů.
Udělejte si v archivu pořádek
Se správným vybavením, jako jsou archivační krabice, šanony a spony budete mít v archivu pořádek a nebude nejmenší problém se v něm vyznat, najít to, co hledáte, a postupně skartovat, co už nemusíte uchovávat. Použít se samozřejmě dá i běžná papírová krabice, ty speciální archivační však pasují lépe. Vyzkoušejte je a uvidíte rozdíl.
